W wielu przypadkach ich przygotowanie musi być zgodne z regulaminami, np. Regulaminem Sztandarów ZOSPRP dotyczącym sztandarów OSP, który określa wymagania dotyczące wzoru, wymiarów oraz ceremoniału ich nadawania i używania. Jednocześnie sztandary muszą być na tyle wyjątkowe, aby stały się elementem wyróżniającym jednostki i instytucje w trakcie uroczystości.